Thuiswerken kan behoorlijk efficiënt zijn. Tot je agenda volloopt met videogesprekken, je taken verspreid staan over vier verschillende apps en je niet meer weet of die ene afspraak nu in Teams, Zoom of ergens diep in je inbox verstopt zit.
De juiste software kan dan een hoop rust brengen. Niet door nóg meer tools aan je werkdag toe te voegen, maar juist door slimmer te kiezen. Van videobellen en projectmanagement tot het organiseren van je dagelijkse taken: dit zijn handige tools voor thuiswerken die je helpen om overzicht te houden en je werkdag nét wat soepeler te laten verlopen.
1. De beste software voor thuiswerken: waar begin je?
Voor bijna ieder onderdeel van je werkdag bestaat inmiddels wel een digitale tool. Videobellen, taken verdelen, bestanden delen, samenwerken, plannen en communiceren: voor je het weet heb je voor alles een aparte app.
Meer software betekent alleen niet automatisch dat je productiever wordt. Begin daarom bij de vraag waar jij tijdens je werkdag daadwerkelijk tijd of overzicht verliest. Zit je inbox continu vol? Mis je overzicht in projecten? Of kost het plannen van afspraken meer tijd dan de afspraak zelf?
Kies vervolgens alleen tools die dat specifieke probleem oplossen. Een digitaal gereedschapskistje is handig. Een complete bouwmarkt op je laptop iets minder.
2. Videoconferencing software: professioneel op afstand vergaderen
Online vergaderen is inmiddels een vast onderdeel van veel werkdagen. Goede videoconferencing software moet daarom vooral betrouwbaar en eenvoudig zijn. Je wilt tenslotte vergaderen, niet de eerste tien minuten besteden aan de vraag wie er geen geluid heeft.
- Zoom: handig voor online meetings, presentaties en gesprekken met grotere groepen.
- Microsoft Teams: combineert chat, videobellen, bestanden en samenwerken binnen één omgeving.
- Google Meet: een eenvoudige optie voor videobellen, vooral wanneer je al met Google Workspace werkt.
Welke tool het handigst is, hangt vooral af van de programma's die jij en je collega's al gebruiken. Werkt je hele organisatie bijvoorbeeld met Microsoft 365, dan is Teams vaak een logische keuze. Zit alles al in Google? Dan kan Meet juist prettiger aansluiten.
3. Online projectmanagement tools: overzicht zonder honderd lijstjes
Niets geeft zoveel rust als precies weten wat er moet gebeuren, wanneer het af moet zijn en wie ermee bezig is. Zeker wanneer je met meerdere collega's op verschillende locaties werkt, kunnen online projectmanagement tools veel losse mails en berichtjes voorkomen.
- Trello: werkt met visuele borden, lijsten en kaarten en is prettig als je graag in één oogopslag ziet wat er speelt.
- Asana: geschikt voor uitgebreidere projecten, deadlines en werkzaamheden waarbij meerdere mensen betrokken zijn.
- Monday.com: biedt veel mogelijkheden om workflows visueel in te richten en aan te passen aan je team.
Kies vooral een systeem dat past bij de manier waarop jij denkt en werkt. Het mooiste projectdashboard ter wereld helpt namelijk weinig wanneer niemand zin heeft om het bij te houden.
4. Thuiswerken software: blijf georganiseerd en productief
Niet iedere werkdag bestaat uit grote projecten en vergaderingen. Soms wil je gewoon onthouden wat je vandaag moet doen, waar je aantekeningen staan en welke collega je nog antwoord moet geven.
Ook daarvoor zijn verschillende handige tools:
- Todoist: voor overzichtelijke takenlijsten, deadlines en terugkerende taken.
- Notion: combineert onder andere notities, taken, documenten en samenwerkingsmogelijkheden.
- Slack: handig voor snel contact met collega's zonder dat ieder kort bericht in een lange e-mailketen verandert.
Probeer ook hier niet alles tegelijk te gebruiken. Als dezelfde taak in je agenda, Todoist, Notion én op een post-it naast je scherm staat, heb je technisch gezien veel georganiseerd. Of het overzichtelijker is geworden, is een tweede.
5. Tips voor het kiezen van de juiste tools voor thuiswerken
De beste tools voor thuiswerken zijn niet automatisch de tools met de meeste functies. Ze moeten vooral aansluiten bij jouw werkdag. Stel jezelf daarom voordat je iets nieuws installeert een paar simpele vragen.
- Welk probleem wil je oplossen? Kies niet voor een tool omdat iedereen hem gebruikt, maar omdat hij iets makkelijker maakt.
- Probeer hem eerst uit. Veel programma's bieden een gratis versie of proefperiode. Gebruik die voordat je jouw hele werkwijze omgooit.
- Houd het aantal tools beperkt. Meer apps betekent ook meer meldingen, accounts en plekken waar informatie kan verdwijnen.
- Controleer de integraties. Het is prettig als bijvoorbeeld je agenda, projectmanagement en communicatieprogramma met elkaar samenwerken.
- Kijk naar je team. Een programma werkt pas echt goed wanneer de mensen met wie je samenwerkt het ook daadwerkelijk gebruiken.
6. Thuiswerken met kinderen vraagt om een andere planning
Software kan je planning keurig organiseren, maar thuis houdt niet iedereen zich altijd aan die planning. Zeker met kinderen in huis kan een werkdag er ineens heel anders uitzien dan je om 08.30 uur had bedacht.
Probeer werkzaamheden die veel concentratie vragen op rustigere momenten te plannen en maak thuis duidelijke afspraken over wanneer je beschikbaar bent. Houd daarnaast ruimte in je agenda voor onverwachte onderbrekingen. Niet iedere minuut hoeft productief te zijn om aan het einde van de dag toch veel gedaan te hebben.
Combineer je regelmatig werk en gezin onder één dak? Lees dan ook Thuiswerken met kinderen voor praktische tips om je werkdag en gezinsleven wat soepeler naast elkaar te laten bestaan.
7. Vergeet ook je offline organisatie niet
Je digitale werkdag kan perfect georganiseerd zijn, maar vroeg of laat moet je waarschijnlijk toch een keer met je laptop de deur uit. Naar kantoor, een afspraak, een flexplek of gewoon ergens waar niemand tussendoor vraagt of je toevallig weet waar de oplader ligt.
Dan is het prettig als je laptop, oplader, notitieboek en andere werkspullen net zo georganiseerd meegaan als je digitale bestanden. Een stijlvolle en praktische werk tas dames helpt je om alles overzichtelijk mee te nemen zonder dat je hoeft te kiezen tussen functionaliteit en uitstraling.
Neem je jouw laptop regelmatig mee? Controleer dan altijd of het laptopvak daadwerkelijk geschikt is voor jouw laptop. Alleen het aantal inches zegt namelijk niet alles. De buitenafmetingen kunnen per merk en model verschillen.
Weet je niet zeker welk formaat je nodig hebt? In Welke maat laptoptas heb ik nodig? lees je hoe je jouw laptop opmeet en controleert welk formaat laptopvak geschikt is.
Heb je het juiste formaat eenmaal bepaald? Bekijk dan de dames laptoptassen van MŌSZ en kies een tas die past bij jouw laptop, werkdag en persoonlijke stijl.
De beste tools maken je werkdag vooral eenvoudiger
Uiteindelijk hoef je niet voor ieder onderdeel van je thuiswerkdag een nieuwe app te installeren. De beste tools zijn juist de programma's die je nauwelijks opmerkt omdat ze gewoon doen wat ze moeten doen: overzicht creëren, samenwerken makkelijker maken en voorkomen dat je kostbare tijd kwijt bent aan zoeken.
Begin klein, kies wat bij jouw manier van werken past en kijk kritisch naar wat je echt gebruikt. Combineer dat met een fijne werkplek, duidelijke grenzen en een beetje flexibiliteit. Dan wordt thuiswerken een stuk overzichtelijker, ook op dagen waarop je planning om 09.15 uur alweer andere ideeën blijkt te hebben.
En moet je laptop morgen mee naar kantoor? Dan geldt eigenlijk precies hetzelfde: slim organiseren, alleen meenemen wat je nodig hebt en zorgen dat alles een vaste plek heeft.
Stylish on the move,
Denise van MŌSZ
